В настоящее время человечество находится в периоде четвертой промышленной революции, характеризующейся слиянием технологий обработки информации с физическими технологиями, размытием границ между физическими, биологическими и цифровыми мирами. Несмотря на возникающие угрозы [1], цифровые технологии позволяют оптимизировать, улучшить и повысить эффективность процессов. Развитие цифровых технологий происходит стремительно, навсегда меняя представление о привычных окружающих вещах и делая невозможным использование старых подходов. Цифровые технологии проникли практически во все виды деятельности человека, существенно преобразовав и изменив их, с результатами цифровизации каждый человек сталкивается ежедневно в быту: маркетплейсы, сервисы карт, сервисы такси, эко-системы банков, портал Госуслуг, электронные деньги, электронные подписи и прочее. Цифровые технологии активно внедряются в промышленности и производстве: BIM, цифровые двойники, технологии VR, аддитивное производство и многое другое.
Проектно-изыскательские работы с точки зрения организации управления являются сложной задачей, характеризующейся большим количеством протекающих процессов административной и производственной деятельности, значительным количеством участников, взаимодействий между участниками, большим количеством разрабатываемых проектов на различной стадии реализации. Для эффективного управления портфелем проектов и своевременного принятия управленческих решений возникает необходимость контроля каждого проекта на каждой стадии реализации. Решить эту задачу можно средствами автоматизации и цифровизации. При этом для наиболее значимого эффекта необходимо не только проводить автоматизацию устоявшихся процессов доступными средствами, но и с помощью цифровых средств пересматривать логику и алгоритмы самих процессов в организации. Для этих целей во многих направлениях деятельности осуществляется цифровая трансформация, позволяющая благодаря внедрению цифровых технологий оптимизировать деятельность, повысить производительность и качество продукции, создать новые направления деятельности и продукты.
Основные принципы и методы проведения цифровой трансформации, составления стратегии изложены в «Методических рекомендациях по цифровой трансформации корпораций и компаний с государственным участием» [2]. В данной статье будет описан процесс цифровой трансформации применительно к процессу управления проектно-изыскательскими работами, рассмотрены особенности организации процесса трансформации, организации внедрения в производство и полученные эффекты.

Для проведения цифровой трансформации была сформирована команда проекта, состоящая из представителя производственного блока, ответственного за процесс управления проектно-изыскательскими работами, являющегося инициатором (по сути CDTO в терминах цифровой трансформации), и программиста-разработчика с навыками разработки баз данных и веб-приложений. Схема взаимодействия внутри команды представлена на рисунке 1.

В начале цифровой трансформации был проведен анализ текущей ситуации — наличие внедренных «исторических» информационных систем, оценена возможность их развития, интеграции с ними для обмена данными. Был проведен анализ используемых таблиц Excel, наполняемых сотрудниками и необходимых для управления, на предмет возможности оцифровывания, оптимизации, построения связей и преобразования всего массива данных в базу данных. Целью цифровизации управления являлся переход от использования разрозненной информации в виде множества зачастую несвязанных файлов Excel к формированию массива оцифрованных и структурированных данных по протекающим процессам для возможности их анализа в рамках единой информационной системы, обладающей, помимо этого, развитыми инструментами анализа данных.
С учетом узкой специфики проектно-изыскательских работ готовые программные продукты, возможные для внедрения без каких-либо существенных доработок, отсутствуют, несмотря на отдельные решения на платформах 1C, Bitrix, Directum, TDMS, MS Project и прочих с учетом специфики организации работ в проектном институте. При этом внедрение требует как значительных финансовых затрат, так и людских ресурсов, процессы внедрения и получение эффектов от внедрения сильно растянуты во времени. С учетом этого в процессе анализа и вариантной проработки по выбору информационной системы для реализации системы управления было принято решение о создании собственной информационной системы в рамках внутренней автоматизации с использованием общедоступных платформ и компонентов с учетом наличия необходимого опыта и компетенций по разработке баз данных и веб-приложений.
Процесс цифровой трансформации и создания информационной системы был начат в июле 2020 года с проработки и формирования структуры будущей базы данных, схем взаимодействия модулей. В течение последующего периода были проработаны технические задания на разработку информационной системы, осуществлено тестирование и внедрение в работу производственных подразделений.
Важно отметить, что непосредственно перед началом разработки информационной системы была сформирована концепция, состоящая из определенных правил, определяющих как процесс разработки информационной системы, так и последующую работу в ней. Рассмотрим основные из них. Одним из ключевых правил являлась емкость и достаточность информации. Емкость определяет перечень необходимой, требуемой информации, достаточность же ограничивает данный перечень, исключает избыточность информации. При создании базы данных учитывался минимально необходимый объем информации для принятия управленческих решений, расширение набора данных оценивалось скептически для исключения наполнения базы данных ненужной, излишней информацией.

Для более гибкого процесса разработки и внедрения информационной системы использовались подходы Agile и Scrum. В частности, исключались длительная разработка и внедрение всей информационной системы целиком или отдельных ее модулей. Как правило, формировался укрупненный план работ на год, задающий определенный вектор развития системы, состоящий из нескольких крупных задач по доработке, развитию информационной системы. По мере реализации плана каждый пункт прорабатывался командой проекта более детально с проведением мозгового штурма, формированием задания разработчику и постановки задачи. После реализации задачи разработчиком осуществлялось совместное тестирование с последующим внедрением в производственную деятельность. При этом весь жизненный цикл отдельной задачи развития системы «постановка-разработка-тестирование-внедрение» ограничивался сроком один-два месяца. Это, в свою очередь, позволило обеспечить поступательное изменение процессов управления, плавное и мягкое внедрение информационной системы в работе, снижение уровня стресса сотрудников, быстрый старт и получение первых результатов и эффектов.
Следующим правилом являлось создание инструмента удобного в первую очередь для сотрудников и пользователей информационной системы, поскольку только заинтересованность пользователей в работе в разработанной системе позволит обеспечить необходимый результат в виде актуальной и требуемой для управления информации. Информационная система при этом должна облегчить работу сотрудников, а не добавлять новых задач по наполнению данными. Для этого проводился анализ работы сотрудников, искались пути оптимизации их работы в виде заполняемых таблиц, отчетов, исключения дублирования данных, автоматизации отдельных процессов. Также значительное внимание уделялось обучению пользователей при внедрении новых модулей системы, рассылке дайджестов с новостями и изменениями в информационной системе, технической поддержке пользователей, получению обратной связи, проведению периодической демонстрации полного функционала всей системы для сотрудников, не зависимо от назначенной им роли в системе.
Поскольку на момент разработки информационной системы управления существовали внедренные «исторические» системы, то для обеспечения бесперебойной работы, исключения дублирования данных в разных системах прорабатывалась и реализовывалась интеграция с историческими информационными системами.
Как отмечено Алексеем Благиревым [3], важным и самым сложным является не столько работа с базами данным, обработкой данных, но и умение их правильно показать и представить, чтобы результаты были прозрачны и понятны для принятия верных управленческих решений. Наиболее ярким примером наглядного представления данных является картографическая визуализация о вторжении Наполеона в Россию, подготовленная французским инженером Шарлем Жозефом Минаром в 1869 году. Карта, изображенная на одном листе (рис. 2), включает в себя большое количество данных, наглядно представленных и интуитивного понятных, географические сведения, путь наступления, путь отступления, численность войск, температуру воздуха и временную шкалу.

Рис. 2. Карта вторжения Наполеона (Шарль Жозеф Минар, 1869 год

В связи с этим большое внимание при разработке информационной системы уделялось способам предоставления данных: помимо стандартных отчетов в табличных формах, количество которых старались минимизировать, реализовывалась инфографика в виде столбчатых и круговых диаграмм, совмещенных с фильтрами данных и автоматическим перестроением, графики выгорания проектов (Burndown chart), диаграммы Ганта и прочее. Обилие подобных форм позволило повысить наглядность, простоту восприятия большого количества информации, удобство анализа данных, при этом совмещение диаграмм и табличных форм позволило использовать диаграммы как некий графический фильтр и работать более глубоко в табличной форме только с ограниченными, интересующими данными.

Рис. 3. Интерфейс системы